Template capaciteitsplanning

Wie op welk project werkt, hoeveel uur iemand heeft en waar je meer hebt ingepland dan dat. Zie een botsing weken voordat het vertraging wordt.

Download voor Excel Download CSV

Gratis, zonder aanmelden. Werkt in Excel, Google Sheets en Numbers.

Importeert alsTeam

Wat er in het template staat

Voorbeelddata. Verwijder die voordat je je eigen gegevens invult.

Name	Email	Role	Department	Employment type	Availability	Hourly rate	Project
Sanne de Vries	sanne@example.com	Projectmanager	Operations	Full-time	100	95	Nieuwe website
Sanne de Vries	sanne@example.com	Projectmanager	Operations	Full-time	100	95	Invoering CRM
Joris Bakker	joris@example.com	Developer	Engineering	Full-time	100	85	Nieuwe website
Joris Bakker	joris@example.com	Developer	Engineering	Full-time	100	85	Invoering CRM
Amira El Idrissi	amira@example.com	Ontwerper	Design	Part-time	80	80	Nieuwe website
Tom Hendriks	tom@example.com	Consultant	Operations	Full-time	100	110	Invoering CRM
Lisa Smit	lisa@example.com	Data engineer	Engineering	Full-time	100	90	Invoering CRM
Daan Visser	daan@example.com	Developer	Engineering	Contractor	60	75	Nieuwe website

Kolomnamen, tabbladen en vaste waarden zoals Status zijn Engels, zodat Vaizy ze bij het importeren meteen herkent.

Zo gebruik je het

1
Zet op het tabblad Team elke persoon met functie, beschikbaarheid en tarief. Wie op twee projecten zit, krijgt voor elk een regel.
2
Vul op het tabblad Capacity per week in hoeveel uur iemand aan elk project besteedt.
3
Kijk naar de totalen onderaan. Een week kleurt rood als iemand voor meer uren staat ingepland dan hij heeft.
4
Verschuif werk of haal iemand erbij zolang de rode weken nog een maand weg zijn.

Wat elke kolom betekent

Name: Volledige naam. Wie op twee projecten zit, krijgt per project een regel.
Email: Zakelijk e-mailadres. Daarmee herkent de import dezelfde persoon op meerdere regels.
Role: Functie.
Department: Team of afdeling.
Employment type: Full-time, Part-time, Contractor, Freelancer of Intern.
Availability: Deel van een volle week dat iemand werkt, van 0 tot 100. Vier dagen per week is 80.
Hourly rate: Wat een uur van deze persoon kost of wordt gefactureerd, als gewoon getal.
Project: De exacte projectnaam. De import zet elke regel daarmee op het juiste project.

Zo lees je een capaciteitsplanning

Geplande uren tegenover beschikbare uren

Beschikbare uren zijn een volle week maal de beschikbaarheid, dus 32 uur voor iemand op 80%. Geplande uren zijn de som van al zijn projecten. Het verschil is wat je nog kunt toezeggen.

Plan op 80%, niet op 100%

Overleg, ziekte en kleine verzoeken kosten tijd. Plan je mensen vol, dan zorgt elke verrassing ergens voor vertraging.

Kijk vier tot acht weken vooruit

Deze week is te laat om een botsing op te lossen. De meeste capaciteitsproblemen zie je een maand vooruit, als je nog werk kunt verschuiven of iemand kunt inhuren.

Wanneer de capaciteitsplanning niet meer genoeg is

Het tabblad Capacity weet alleen wat jij erin typt. Schuift een mijlpaal op, dan verschuiven de uren in het projectplan maar niet in dit blad. In Vaizy volgt capaciteit uit de mijlpalen en deliverables waar mensen op staan, zodat een uitlopend project meteen zichtbaar wordt als overboekte collega.

Bekijk capaciteitsplanning in Vaizy

Importeer het in Vaizy

Start een gratis proefperiode en open het importvenster vanaf het dashboard.
Sleep het bestand erin. Vaizy herkent de kolommen en koppelt ze voor je.
Controleer het voorbeeld en importeer. Er wordt niets opgeslagen tot je bevestigt.

Start je gratis proefperiode

Vragen over dit template

Wat is capaciteitsplanning?

Nagaan of de mensen die je hebt het werk kunnen doen dat je gepland hebt. Je vergelijkt per week de uren waarvoor iemand is ingepland met de uren die hij heeft.

Hoe plan ik parttimers in?

Zet hun beschikbaarheid, bijvoorbeeld 80 voor vier dagen per week. Vul hun beschikbare uren op het tabblad Capacity op dezelfde manier in: 32 in plaats van 40.

Kan ik dit template in Vaizy importeren?

Het tabblad Team importeer je zoals het is: elke persoon met functie, tarief en beschikbaarheid, toegevoegd aan de projecten die je noemt. Het tabblad Capacity is om in de spreadsheet te plannen. In Vaizy volgt capaciteit uit het werk waar mensen op staan.

Template urenregistratieUren per persoon per project per dag, met totalen per project.Bekijk template

Template work breakdown structureDeel een project op in mijlpalen en deliverables met eigenaar en schatting.Bekijk template

Template projectportfolioElk project op één blad met klant, status, prioriteit, data en budget.Bekijk template